POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Le responsable des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du site et des prestations est :

Victor, Camille Proust (EI)
Nom commercial : ARCANIS
Adresse professionnelle : 9 avenue François Collignon, Résidence Aramon BP 13, 31200 Toulouse
Adresse électronique : camilleproust@arcanis.studio
Téléphone : 06 09 37 89 79
SIREN : 843 184 615

Ci-après désigné « le professionnel ».

La présente politique explique comment le professionnel collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des visiteurs, prospects et clients.

Elle s’applique notamment aux données recueillies lors :

– de la navigation sur le site
– de l’utilisation du formulaire de contact
– d’une demande de renseignement
– de la réservation d’un rendez-vous
– de l’établissement d’un devis ou d’une facture
– de l’exécution d’une prestation
– des échanges par courrier électronique, téléphone ou messagerie
– de la transmission de photographies, vidéos ou documents
– de l’exercice d’un droit relatif aux données personnelles

La CNIL recommande que l’information soit accessible, concise et communiquée au moment où les données sont recueillies, notamment sous les formulaires en ligne.

Selon la nature de la relation, le professionnel peut traiter les catégories de données suivantes :

DONNÉES D’IDENTIFICATION ET DE CONTACT

– nom et prénom
– adresse postale
– adresse électronique
– numéro de téléphone

INFORMATIONS RELATIVES AU CHIEN ET AU FOYER

– nom, âge, race ou croisement et sexe du chien
– conditions de vie et composition du foyer
– historique éducatif et comportemental
– habitudes, besoins et environnement du chien
– antécédents de morsure, de fuite ou de comportements à risque
– informations vétérinaires utiles à la sécurité ou à l’accompagnement
– photographies et vidéos transmises dans le cadre du suivi

DONNÉES CONTRACTUELLES ET ADMINISTRATIVES

– demandes de rendez-vous
– prestations réservées
– devis et contrats
– dates et lieux des prestations
– paiements et références de transaction
– factures
– annulations, reports et remboursements
– échanges relatifs à l’exécution du contrat

DONNÉES TECHNIQUES

– adresse IP
– journaux de connexion et de sécurité
– type d’appareil et de navigateur
– choix exprimés concernant les cookies
– données de navigation lorsque les traceurs concernés sont autorisés

DONNÉES TRANSMISES VOLONTAIREMENT

Le client peut communiquer spontanément d’autres informations lorsqu’elles sont nécessaires à la compréhension de sa demande.

Il est invité à ne transmettre que les informations pertinentes et à éviter toute donnée personnelle sensible qui ne serait pas nécessaire à l’accompagnement.

Les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Leur durée doit être adaptée à la finalité du traitement et aux éventuelles obligations légales .

DEMANDES DE CONTACT ET DE RENSEIGNEMENT

Finalités

– répondre à la demande
– comprendre la situation présentée
– orienter la personne vers une prestation adaptée
– préparer un éventuel rendez-vous

Bases légales

– mesures précontractuelles prises à la demande de la personne
– intérêt légitime du professionnel à répondre aux demandes générales

Durée

En l’absence de contrat, les données sont conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact actif émanant de la personne, sauf demande d’effacement antérieure ou nécessité de conserver certains éléments pour la gestion d’un litige .

RÉSERVATIONS ET EXÉCUTION DES PRESTATIONS

Finalités

– organiser les rendez-vous
– établir les devis
– conclure et exécuter le contrat
– adapter les prestations
– communiquer avec le client
– gérer les annulations, reports et remboursements
– assurer le suivi de la relation contractuelle

Base légale

– exécution de mesures précontractuelles
– exécution du contrat

Durée

Les données sont conservées pendant la relation contractuelle, puis archivées pendant cinq ans lorsqu’elles sont nécessaires à la preuve du contrat ou à la défense des droits des parties.

Lorsqu’un contrat d’un montant au moins égal à 120 € est conclu par voie électronique, les documents permettant d’en établir l’existence peuvent devoir être conservés pendant dix ans à compter de l’exécution de la prestation .

SUIVI PÉDAGOGIQUE ET COMPORTEMENTAL

Finalités

– préparer et adapter les séances
– assurer la continuité pédagogique
– rédiger les bilans et comptes rendus
– analyser les observations et les courtes vidéos
– évaluer la progression
– assurer la sécurité des personnes et des animaux

Base légale

– exécution du contrat
– intérêt légitime du professionnel à assurer la sécurité et la traçabilité de ses recommandations

Durée

Les dossiers actifs sont conservés pendant toute la durée du suivi.

Les bilans, comptes rendus, recommandations et échanges essentiels peuvent être archivés pendant cinq ans après la fin du contrat lorsqu’ils sont nécessaires à la preuve de la prestation.

Les photographies et vidéos reçues uniquement pour l’analyse pédagogique sont supprimées au plus tard douze mois après la fin du suivi, sauf :

– demande d’effacement antérieure compatible avec les obligations du professionnel
– litige ou incident nécessitant leur conservation
– autorisation distincte d’utilisation à des fins de communication

TARIF RÉDUIT

Finalité

– vérifier l’éligibilité au tarif réduit demandé par le client

Bases légales

– mesures précontractuelles
– consentement explicite lorsque le justificatif révèle une donnée sensible concernant la personne

Durée

Le justificatif est uniquement consulté et n’est pas conservé après la vérification.

Seules peuvent être conservées :

– la mention qu’un tarif réduit a été accordé
– la date de vérification
– la période contractuelle concernée

Le client est invité à masquer toutes les informations qui ne sont pas nécessaires à la vérification.

Un justificatif révélant un handicap ou une autre information relative à la santé peut constituer une donnée sensible. Son traitement exige une justification particulière et, lorsqu’il repose sur le consentement, celui-ci doit être explicite .

FACTURATION ET COMPTABILITÉ

Finalités

– émettre et conserver les factures
– suivre les paiements
– respecter les obligations comptables, fiscales et administratives

Base légale

– obligation légale

Durée

Les factures et autres pièces comptables sont conservées pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné .

Le professionnel ne conserve pas les données complètes d’une carte bancaire. Les paiements sont traités par l’établissement bancaire ou le prestataire de paiement utilisé.

RÉCLAMATIONS ET LITIGES

Finalités

– traiter les réclamations
– rechercher une solution amiable
– saisir ou répondre au médiateur
– constater, exercer ou défendre un droit

Bases légales

– obligation légale
– intérêt légitime du professionnel à défendre ses droits

Durée

Les données sont conservées pendant la durée du traitement de la réclamation, puis pendant la durée de prescription applicable, généralement cinq ans, sauf procédure nécessitant une conservation plus longue.

PHOTOGRAPHIES ET VIDÉOS UTILISÉES PUBLIQUEMENT

Finalités

– illustrer les prestations
– alimenter le site et les réseaux sociaux
– présenter le travail du professionnel
– produire des supports pédagogiques ou promotionnels

Base légale

– consentement préalable, libre et distinct de l’achat d’une prestation

Durée

Les images sont utilisées pendant la durée indiquée dans l’autorisation.

À défaut de durée expressément précisée, l’autorisation est valable trois ans et peut être renouvelée.

Le consentement peut être retiré pour les utilisations futures. Ce retrait n’affecte pas les publications réalisées licitement avant sa réception ni les supports déjà imprimés ou diffusés de manière irréversible.

SÉCURITÉ DU SITE

Finalités

– assurer la sécurité du site
– détecter les accès anormaux
– prévenir les abus, spams et tentatives d’intrusion
– diagnostiquer les incidents techniques

Base légale

– intérêt légitime du professionnel à sécuriser son site et ses données

Durée

Les journaux techniques sont conservés pendant une durée maximale de six mois, sauf incident de sécurité justifiant une conservation plus longue.

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour répondre à la demande ou organiser la prestation.

Le refus de communiquer une information obligatoire peut empêcher :

– le traitement du formulaire
– la réservation d’un rendez-vous
– l’établissement d’un devis
– l’exécution sécurisée de la prestation

Les autres informations sont facultatives.

Le professionnel s’engage à ne demander que les données pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

Les données sont principalement accessibles au professionnel.

Elles peuvent également être transmises, dans la limite de leurs missions, aux catégories de destinataires suivantes :

– hébergeur du site
– prestataire du formulaire de contact
– service de réservation et de calendrier
– fournisseur de messagerie électronique
– service de messagerie instantanée choisi pour le suivi
– logiciel de devis et de facturation
– établissement bancaire ou prestataire de paiement
– prestataire informatique ou de maintenance
– comptable, conseil juridique ou assureur
– médiateur de la consommation
– administrations, autorités et juridictions légalement habilitées

Les données ne sont ni vendues ni louées à des tiers.

Les coordonnées des prestataires doivent être tenues à jour dans le registre interne des traitements et, lorsque cela est pertinent, dans la présente politique.

La liste suivante doit être vérifiée dans l’administration du site et dans vos contrats :

– hébergeur réel du site : WordPress
– prestataire du formulaire de contact : WordPress
– outil de statistiques d’audience : Google
– logiciel de devis et de facturation : Abby
– fournisseur principal de messagerie électronique : Google

Google Calendar est actuellement utilisé comme service externe de prise de rendez-vous, d’après les liens publiés sur le site.

Certains prestataires techniques peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un transfert a lieu, le professionnel veille à ce qu’il repose notamment sur :

– une décision d’adéquation de la Commission européenne
– l’adhésion du prestataire au cadre de protection des données UE–États-Unis lorsqu’elle est applicable
– des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne
– toute autre garantie autorisée par le RGPD

La décision d’adéquation concernant le cadre UE–États-Unis ne couvre que les organismes américains qui y sont effectivement certifiés .

La liste précise des prestataires concernés et des garanties applicables devra être complétée après vérification de vos contrats techniques.

Le professionnel met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment :

– limitation des accès aux seules personnes habilitées
– protection des comptes par des mots de passe adaptés
– mise à jour régulière du site et de ses extensions
– sauvegardes appropriées
– sécurisation des appareils utilisés
– limitation des données collectées
– suppression ou archivage à l’échéance des durées prévues
– recours à des prestataires présentant des garanties suffisantes

Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, le professionnel prend les mesures nécessaires en cas d’incident et procède, lorsque la réglementation l’exige, à sa notification à la CNIL et aux personnes concernées.

Selon la base légale et les circonstances, toute personne peut demander :

– l’accès à ses données
– la rectification de données inexactes
– l’effacement de ses données
– la limitation d’un traitement
– l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime
– la portabilité des données fournies lorsque les conditions sont réunies
– le retrait de son consentement à tout moment
– des informations sur les garanties applicables aux transferts internationaux

La demande peut être adressée à :

camilleproust@arcanis.studio

ou par courrier à :

Victor, Camille Proust
9 avenue François Collignon
Résidence Aramon BP13
31200 Toulouse

Une preuve d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et uniquement dans la mesure nécessaire à la vérification de l’identité .

Une réponse est apportée dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse, sous réserve d’en informer la personne dans le premier mois .

Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés depuis le site cnil.fr.

Il est recommandé de contacter préalablement le professionnel afin qu’il puisse examiner la demande.

Les données ne font l’objet d’aucune décision produisant un effet juridique fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Aucun profilage commercial individualisé n’est réalisé à partir des données du site.

La présente politique peut être modifiée notamment en cas :

– d’évolution du site
– d’ajout ou de suppression d’un prestataire
– de modification des formulaires
– de changement dans les traitements réalisés
– d’évolution de la réglementation

La version applicable et sa date de mise à jour sont publiées sur cette page.